La gestione pratiche è uno strumento pensato e sviluppato per consentire, al Titolare dello Studio Professionale o all'Azienda, una gestione semplice ed efficace delle pratiche.
E' possibile utilizzare il modello di Pratica Base presente all'installazione oppure definire e personalizzare nuovi Template. La personalizzazione dei template pratiche e delle attivita' consente di avere una maggiore corrispondenza con le specifiche esigenze e di guidare gli operatori nelle operazioni ammissibili.

PRATICHE

    Caratteristiche:
  • Sequenza stati di avanzamento
  • Checklist requisiti da accertare
  • Percentuale di Completamento
  • Invio e archiviazione email
  • Assegnazione operatori
  • Dashboard di lavoro
  • Gestione degli incarichi
  • Gestione agenda e scadenze
  • Gestione documentazione allegata
  • Gestione degli addebiti

La lavorazione della pratica consiste nel progressivo inserimento di nuove attivita', tramite le quali avviene il progressivo avanzamento tra gli stati che ne caratterizzano il ciclo di vita. Obiettivo di questo processo e' quello di avere un flusso di lavoro snello, facilmente consultabile e controllabile.



OPERATORI

    Caratteristiche:
  • Abilitazioni personalizzabili
  • Gestione email personale
  • Ricezione avvisi e reminder
  • Dashboard di lavoro personale
  • Visibilita' pratiche limitata
  • Visibilita' agende limitata

Gli operatori sono configurabili a secodo delle proprie esigenze limitandone la visibilita' e l'accesso sugli archivi e sui differenti template di pratiche. E' possibile configurare la email personale ed abilitarli ad utilizzare quella generale.



INCARICHI

    Caratteristiche
  • Seguenza stati di avanzamento
  • Assegnazione operatori
  • Durata prevista ed effettiva
  • Percentuale di Avanzanmento
  • Dashboard di lavoro
  • Invio email alla creazione ed assegnazione
  • Gestione attivita' collegate
  • Riepilogo ore lavoro effettuate

Gli incarichi consentono di gestire all'interno della stessa pratica attivita' diverse assegnandoli ad operatori specifici a seconda dello stato di lavorazione. La visualizzazione all'interno della dashboard di lavoro consente a ciascun operatore una chiara visibilita' delle assegnazioni ricevute con la relativa tempistica.



ATTIVITA'

    Caratteristiche:
  • Generazione appuntamenti e scadenza in Agenda
  • Cambio stato pratica
  • Cambio scadenza pratica
  • Cambio stato incarico
  • Aggiornamento percentuali di completamento
  • Invio email verso clienti
  • Generazione documentazione allegata
  • Generazione addebiti

L'attivita' identifica il lavoro che i vari operatori effettuano quotidianamente, il susseguirsi delle attività porta al completamento della pratica arricchendola progressivamente di informazioni varie (documentazione, operatori interessati, comunicazione verso il cliente, ore di lavoro effettuate, addebiti associati, ....)

    Le attivita' sono identificabili in due diverse tipologie :
  • attivita' ' libere '
  • attivita' personalizzate
Le attivita' libere sono quelle in cui l'operatore può liberamente utilizzare tutte le funzionalita' disponibili (comunicazioni, appuntamenti, cambi di stato ecc..).
Le attivita' personalizzate sono richiamabili tramite pulsanti e generano una sequenza ben precisa e prestabilita di eventi.



AGENDA

    Caratteristiche:
  • Agende multiple
  • Associazione ad operatori
  • Invio di alert e reminder
  • Visibilita' singola o aggregata
  • Utilizzo integrato nelle pratiche
  • Sincronizzazione con Google Calendar

L'Agenda e' uno strumento molto versatile all'interno del sistema. Per ciascuna agenda puo' essere configurata l'accessibilita' da parte degli operatori e le informazioni di default per l'invio degli alert e reminder. All'interno della gestione pratiche sono ulteriormente personalizzabili su ciascun template.



COMUNICAZIONI

    Caratteristiche:
  • Invio email
  • Invio mail interne
  • Gestione degli allegati
  • Procedure di sincronizzazione



DOCUMENTI

    Caratteristiche:
  • Archiviazione file
  • Creazione nuovi documenti
  • Gestione template documenti
  • Compilazione automatica documenti word

La gestione documentale consente l'archiviazione e l'associazione di file sui vari archivi del sistema. I documenti archiviati saranno sempre consultabili all'interno dei vari archivi (Es. ciascuna pratica), oppure tramite una schenda di ricerca globale.
E' possibile procedere facilmente al loro invio tramite email.
E' disponibile una funzionalita' di autocompilazione di documenti word opportunamente configurati con appositi matacampi.



ADDEBITI

    Caratteristiche:
  • Archiviazione su pratica
  • Gestione Schede addebiti
  • Riepilogo addebiti su pratica
  • Riepilogo addebiti su cliente

La gestione addebiti consente di archiviare su ciascuna pratica i vari addebiti che nel corso di lavorazione della stessa. Cio' consente di avere un riepilogo per ciascuna pratica degli addebiti sostenuti per la sua lavorazione. Il concetto di addebito e' generico (costi sostenuti, anticipi effettuati, ....) ed e' configurabile mediante la creazione di voci personalizzate all'interno del piano dei conti.